Onboarding : les premières semaines qui décident de tout

Réussir un recrutement ne s'arrête pas à la signature de la promesse d'embauche. C'est même le tout début. Le vrai succès d'un recrutement se mesure peut-être un an après l'arrivée du nouveau collaborateur, quand on fait le point sur la suite de sa carrière dans l'entreprise. Et les premières semaines sont absolument déterminantes pour la suite.

Le coût d'un onboarding raté

Si les promesses faites durant les entretiens sont trop éloignées de la réalité, vous risquez un départ assez rapide, surtout dans une population qui reste encore relativement pénurique, même si la tension est moindre qu'il y a cinq ans. Et un départ prématuré, c'est le coût du recrutement à recommencer, le temps perdu à former quelqu'un qui part, et l'impact sur le moral de l'équipe qui voit un nouveau collègue quitter le navire après quelques semaines.

J'ai vu ce scénario se produire de manière très concrète chez Wizbii. Un développeur avait cru comprendre durant ses entretiens qu'on pouvait à peu près tout changer au niveau de l'architecture. Bien que nous soyons très ouverts aux évolutions, un changement complet de la base de données principale n'était absolument pas à l'ordre du jour, d'autant qu'elle fonctionnait très bien. La dissonance entre nos attentes et les siennes a complètement nui à notre relation, et nous avons dû nous séparer assez rapidement d'un commun accord. La leçon est claire : mentir ou survendre durant un process de recrutement fait perdre beaucoup de crédibilité au manager. Il vaut mieux parler d'objectifs et de destination que de réalité opérationnelle quand cette réalité n'est pas encore celle qu'on souhaite atteindre.

Autre exemple marquant : pendant le premier confinement en 2020, nous n'étions clairement pas prêts à faire des onboardings à distance. Nous avions prévu pas mal de choses en physique mais rien à distance. Résultat : deux ou trois départs assez rapides car nous ne fournissions pas un accompagnement suffisant. Il ne suffit pas d'avoir un bon process d'intégration, encore faut-il qu'il fonctionne dans toutes les configurations.

Les premiers jours : la base souvent négligée

Arriver le premier jour et découvrir un bureau avec son ordinateur déjà installé, son mail accessible, ses accès configurés, un petit mot de son manager. Ça paraît être le minimum, mais c'est encore trop souvent négligé dans de nombreuses entreprises. Un nouveau collaborateur qui passe sa première journée à attendre que l'IT lui configure son poste n'a pas exactement l'impression qu'on l'attendait avec impatience.

Cette première impression donne le ton pour les semaines qui suivent. Un onboarding soigné envoie un message fort : on a pris le temps de vous préparer une place, vous êtes important pour nous, on est content que vous soyez là. À l'inverse, un onboarding bâclé envoie le message inverse, même si personne ne le fait consciemment.

Le buddy : quelqu'un à qui parler

Avoir quelqu'un à qui parler durant ses premières semaines permet au nouveau collaborateur de toujours savoir vers qui se tourner quand il a des questions, même les plus basiques. Ce rôle de buddy, de parrain ou de sponsor est souvent ce qui fait la différence entre un onboarding réussi et un onboarding moyen.

Chez Wizbii, nous avions mis en place un pool de buddies constitué de volontaires. Pour chaque nouvel arrivant, on choisissait dans ce pool en suivant quelques règles simples. Le buddy ne devait idéalement pas être dans la même équipe que le nouvel arrivant, car ils se voient déjà suffisamment au quotidien. Mais il ne devait pas non plus être trop éloigné en termes de métier et de projet, car il faut que le buddy puisse comprendre les besoins et les questions du nouvel arrivant. Enfin, on privilégiait des personnes qui portaient l'ADN de l'entreprise, car le buddy joue aussi un rôle important dans la transmission de la culture.

L'onboarding technique

Pour les profils techniques, l'onboarding spécifique au code et aux outils n'a pas besoin d'être compliqué pour être efficace. On donne accès aux outils, on partage un document d'architecture générale qui permet de comprendre comment les différentes briques s'articulent, et on explique les méthodes de développement de l'équipe : conventions de code, process de code review, gestion des branches, pipeline de déploiement.

Mais le levier le plus puissant, c'est le pair-programming. Plutôt que de laisser le nouveau développeur se débrouiller seul avec la base de code pendant des semaines, on demande aux autres membres de l'équipe de mettre en place des séances de pair-programming aussi régulièrement que possible durant les premières semaines. C'est la manière la plus efficace de transmettre non seulement les connaissances techniques, mais aussi les patterns implicites, les décisions historiques, et la manière de travailler de l'équipe. Le nouveau collaborateur est productif beaucoup plus rapidement, et l'équipe en profite aussi car enseigner oblige à structurer et clarifier ses propres connaissances.

La complexité croît avec la taille

Plus l'entreprise grandit et plus l'intégration est complexe. Quand vous êtes cinq, l'onboarding se fait naturellement : tout le monde connaît tout le monde, le nouveau venu est immergé dans l'équipe en quelques jours. Quand vous êtes cinquante, il y a des processus à connaître, des équipes à identifier, des outils à maîtriser, et il devient facile de se sentir perdu.

C'est pour cette raison que l'onboarding doit évoluer avec l'entreprise. Ce qui fonctionnait quand vous étiez dix ne fonctionnera plus quand vous serez trente. Plus on arrive à simplifier cette intégration malgré la complexité croissante, plus les nouveaux collaborateurs auront des raisons de se sentir comme chez eux et d'avoir envie de s'impliquer. Le temps investi dans un bon processus d'onboarding se rembourse très largement par la réduction du turnover et l'accélération de la montée en productivité.

En résumé

L'onboarding n'est pas une formalité administrative, c'est le moment qui détermine si votre recrutement sera un succès ou un échec. Préparez le poste de travail avant l'arrivée, ne survendez pas pendant les entretiens, mettez en place un système de buddy avec des volontaires qui portent la culture de l'entreprise, et pour les profils techniques, misez sur le pair-programming intensif durant les premières semaines. Plus votre entreprise grandit, plus ces pratiques doivent être structurées et documentées. Et quand viendra le moment d'un départ, appliquez la même exigence à l'offboarding pour transformer chaque collaborateur qui part en potentiel ambassadeur.