10 Apr

Comment structurer son process de recrutement

By Rémi Alvado Scaling

Dès lors que vous sentez que vous allez avoir besoin de recruter de nouveaux collaborateurs pour faire passer un cap à votre société, vous devez vous poser de nombreuses questions. Avant de rentrer dans la manière de conduire un recrutement, il faut commencer par savoir précisément ce qu'on cherche. A mon sens, voici les questions que tout décideur devrait se poser avant d'ouvrir de nouveaux postes :

  • quelle valeur doit-on créer avec ces nouveaux collaborateurs et dans quel délai ? Bien souvent, on prend la décision de recruter trop tardivement et la valeur que vont créer ces nouveaux collaborateurs n'est pas dans le projet qui vient d'être validé mais dans celui d'après, voire même dans celui d'encore après. En avoir conscience est un élément fondamental car, si c'est vraiment pour ce nouveau projet que vous avez des besoins, ce n'est pas forcément vers des contrats en CDI que vous devez vous tourner mais vers des freelances, plus à même de créer très rapidement de la valeur
  • quelles sont les compétences qui me manquent pour accélérer vers cette création de valeur ? Avoir "besoin de bras" est en réalité très rare. Dans la majorité des cas, une entreprise doit gérer un pool de compétences sur lesquelles elle peut s'appuyer pour faire avancer ses projets. N'avoir que des collaborateurs avec le même parcours et les mêmes compétences simplifie souvent le management à court terme mais limite radicalement la capacité à s'adapter à un changement de contexte ou à de nouveaux besoins. En termes de recrutement, l'objectif est plutôt d'avoir un équilibre entre hétérogénéité et complémentarité.
  • dois-je cibler un collaborateur junior ou quelqu'un avec de l'expérience ? De nombreuses entreprises font le choix initial d'embaucher des collaborateurs juniors pour commencer car ils sont "moins chers". Mais à partir de quel moment leur coût sera rentabilisé par les gains qu'ils génèrent. Un développeur junior devra être fortement accompagné pour progresser efficacement et participer à la création d'un produit de haute qualité. Un développeur expérimenté va apporter des compétences dont on peut manquer et qui vont permettre d'aller plus vite. A l'inverse, un collaborateur plus junior va apporter une nouvelle dynamique, va forcer des collaborateurs plus seniors à sortir de leur quotidien pour faire de l'accompagnement, ...
  • quel est l'état du marché sur lequel je vais aller recruter ? En 2021, quand l'argent coulait presque à flot sur les startups mondiales et françaises en particulier, recruter un nouveau collaborateur dans l'univers Tech & Produit relevait du parcours du combattant et les salaires avaient très fortement augmenté en quelques mois. A l'inverse, en 2023, la crise sur les financements a conduit de nombreux groupes à couper leurs efforts de recrutement, contribuant à une légère baisse de la tension sur ce marché. Connaitre le marché du recrutement ne signifie pas seulement connaitre le "coût d'un développeur backend en province" mais de réellement identifier les forces et faiblesses de son entreprise pour mettre toutes les chances de son côté.

Adapter une approche Lean

Recruter un nouveau collaborateur ne se fait pas par plaisir mais pour répondre à un besoin de l'entreprise : on ne devrait recruter que quand on est obligé de le faire pour continuer à créer un actif pour la société. À partir du moment où le recrutement devient obligatoire, il faut donc aller vite pour ne pas rater le créneau de création de valeur. Aller vite veut dire :

  • en tant que dirigeant, se rendre disponible dès que nécessaire
  • valider en amont le process de recrutement pour ne pas avoir à improviser par la suite
  • mobiliser les bonnes personnes et leur donner les moyens (financiers et humains) de réussir
  • ne pas précipiter les choses en ayant bien préparé ce recrutement en amont

Cette approche doit permettre d'être rapide dans son process de recrutement. On entend souvent que recruter doit se faire en moins de X jours entre l'appel initial et la promesse d'embauche pour ne pas perdre le candidat mais, en réalité, ce temps doit être réduit au minimum pour tenir ses objectifs de création de valeur. Plus ce temps sera court, pour cette bonne raison, et plus le candidat saura reconnaitre que votre entreprise est faite pour lui.

L'autre grand avantage d'un recrutement rapide est de pouvoir passer rapidement à la suite : on ne recrute pas pour le plaisir de recruter mais pour aider l'entreprise à accélérer. Plus vite ce recrutement va se faire et plus vite la création de valeur va pouvoir reprendre rapidement. Enfin, cette rapidité donnera aussi plus de sens aux équipes RH et managériales en les impliquant plus dans la prise de décision et donc dans la réussite de l'onboarding du candidat.

Donner envie au candidat

Dans les métiers Tech & Produit, la demande (les entreprises qui recrutent) est supérieure à l'offre (les candidats disponibles). Trouver le bon candidat n'est donc souvent pas suffisant : il faut le convaincre que vous rejoindre est la bonne décision pour sa vie professionnelle. L'argument salarial (et plus globalement du package détaillé plus bas dans cet article) est évidemment un levier fort : la majorité des développeurs mettra le salaire dans les 2 voire 3 premiers critères de son choix. Néanmoins, d'autres arguments sont clairement à mettre en avant lors des différents entretiens :

  • la mission de votre entreprise : si vous et d'autres personnes travaillent dans cette société, c'est sûrement qu'ils en trouvent la mission noble. Mettre en avant votre mission est donc le tout premier élément à mettre en avant lors d'un processus de recrutement. Il n'est pas nécessaire ni même souhaitable d'y passer des heures mais cette étape permet aussi de valider que le candidat réagit favorablement à cette mission et commence à se projeter. Un candidat qui n'aurait aucun intérêt pour la mission d'une entreprise aurait du mal à s'épanouir et ne pourrait pas vous aider très longtemps à créer de la valeur.
  • vos valeurs : bien que ce terme ait été galvaudé ces dernières années, fournir un environnement de travail sain à vos collaborateurs est un élément clé pour bien recruter et bien fidéliser. A ce niveau, je ne pense pas qu'il faille en faire trop mais avoir un environnement bienveillant dans lequel vous êtes à l'écoute de vos collaborateurs et de leurs envies est déjà une excellente chose. En bonus, un collaborateur qui se sent bien dans une entreprise aura beaucoup plus tendance à faire jouer son réseau dès qu'un nouveau poste s'ouvrira dans vos équipes. La cooptation est un levier très fort de recrutement pour les entreprises qui ont besoin de grandir rapidement.
  • les technologies que vous utilisez sont aussi un élément clé dans un process de recrutement. Choisir une stack technologique adaptée est une des tâches les plus importantes au démarrage d'une société qui compte développer ses propres solutions. Pour des développeurs, travailler sur des outils récents et à jour est un vrai gage de sérieux. Il n'est pas nécessaire d'utiliser tous les derniers frameworks à la mode mais se tenir à jour des versions de vos langages de développement et de vos outils est déjà une excellente chose en soi.
  • la qualité des outils fournis est aussi un facteur important dans le succès d'un recrutement. Fournir du matériel et des outils conformes aux besoins de ses équipes devrait être une décision évidente mais qui n'est pas encore adoptée dans beaucoup d'entreprises. Un MacBookPro est certes plus cher que de la majorité des PC du marché mais on parle de 1000 à 2000€ supplémentaires pour du matériel qui va durer plusieurs années. Comparer cette différence au salaire chargé d'un collaborateur devrait suffire à se rendre compte qu'une économie sur ce poste est en réalité une charge supplémentaire. De la même façon, fournir une licence à quelques centaines d'euros par an à un Product Designer pour utiliser le bon outil, celui auquel il est habitué, va lui faire gagner des dizaines d'heures dans l'année !

Lors des premiers échanges, en plus de votre mission globale, vous avez aussi besoin de commencer à partager votre vision et votre stratégie. Votre mission peut donner envie à un candidat de vous rejoindre mais s'il n'est pas en accord avec ces 2 autres éléments, la collaboration ne pourra pas être fructueuse. Ce partage est aussi l'occasion d'embarquer un futur collaborateur et de le faire se projeter dans votre entreprise : un candidat qui pose plein de questions est souvent un candidat qui s'intéresse à votre proposition au delà de l'entretien actuel.

Les intervenants

Dans de nombreuses entreprises, le recrutement est souvent délégué aux équipes RH et au manager concerné. Dans le cas des startups, les fondateurs aiment bien rencontrer la majorité des candidats avant qu'une offre ne leur soit faite. De mon côté, j'aime beaucoup impliquer les équipes dans ce processus. J'y vois des gains à plusieurs niveaux :

  • bénéfice pour le candidat : si ce candidat est recruté, il passera 90% de son temps dans l'entreprise avec son équipe. Les 10% restants seront avec les RH, le manager, le CEO, d'autres équipes, ... Le principal échec dans les recrutements vient de nouveaux collaborateurs qui ne se sont pas intégrés dans leur nouvelle équipe. Sans parler de faute de quelque côté que ce soit, cet échec vient souvent du fait que ces candidats n'ont pas rencontré les personnes avec qui ils vont ensuite passer une grande part de leur temps. En complément, rencontrer sa future équipe est une superbe manière de se projeter dans un poste et donc un levier puissant pour faire valider une offre à un candidat.
  • bénéfice pour l'équipe : en étant impliquées dans les recrutements, les équipes vont mécaniquement se sentir plus impliquées dans l'entreprise. Cette hausse de l'implication va se traduire par plus de prises d'initiative, des collaborateurs qui proposent plus de nouveautés et une fidélisation en hausse. Impliquer l'équipe et leur faire voir, via les yeux du candidat, leurs forces et leurs faiblesses par rapport à ce qui se fait dans d'autres entreprises est aussi une manière de faire progresser l'organisation dans son ensemble
  • bénéfice pour le manager : avec un candidat qui se projette plus et une équipe qui s'implique plus, le manager a plus de chance de réussir son recrutement. De plus, avoir une équipe qui est habituée à faire du recrutement peut aussi dire pouvoir s'appuyer sur elle quand le manager ne sera pas assez disponible. Le danger pour un manager et pour des C-Levels essentiellement est de se transformer en "SPOF" : le Single Point Of Failure. Avec ce syndrome, une entreprise ne peut plus fonctionner le jour où un SPOF est absent (vacances, maladie ou départ par exemple). En impliquant leurs équipes, les CTO et CPO limitent donc le risque de devenir indispensables

Pour choisir qui va participer à un recrutement, il faut aussi comprendre le rôle que chacun peut et doit apporter. En effet, on ne va pas attendre la même chose d'un CEO, d'un chargé de recrutement ou d'un futur collègue de votre candidat.

  • l'équipe : elle est là pour que le candidat se projette dans son futur poste, pour rassurer le candidat sur la manière de travailler au quotidien dans l'entreprise et pour limiter les risques d'échec après l'onboarding du nouveau collaborateur. Elle devra aussi valider qu'elle souhaite que ce candidat les rejoigne. Pour cela, elle devra valider à la fois les compétences métiers mais aussi les qualités humaines du candidat. Attention cependant à ce que l'équipe ne tombe pas dans le piège de n'embaucher que des personnes avec le même profil qu'eux : pour qu'une entreprise fonctionne, elle a besoin d'une certaine dose d'hétérogénéité.
  • le manager : son rôle est d'expliquer au candidat la raison pour laquelle ce poste a été ouvert, ce qu'on va attendre de lui à son arrivée, la manière dont il sera accompagné tout au long de sa carrière dans l'entreprise, les valeurs mises en place par l'équipe dirigeante et les équipes, ... Le manager sera aussi le guide du candidat tout au long de son process d'embauche. C'est de cette manière qu'il va pouvoir commencer à établir la relation de confiance nécessaire à la réussite de sa mission de manager
  • l'équipe RH : cette équipe a le rôle primordial de contrebalancer les avis de l'équipe dans laquelle le futur candidat se retrouvera. Elle doit justement être garante de l'hétérogénéité des membres de l'entreprise en ayant une vue globale et inter équipe de toutes les personnes qui travaillent dans la société. C'est en effet à ce prix qu'une campagne globale de recrutement fonctionnera et c'est quelque chose qu'une équipe technique, produit, marketing, sales, ... seule ne pourra pas voir. L'équipe RH a aussi comme second rôle de gérer les aspects administratifs d'un recrutement : package salarial, collecte des pièces nécessaires à l'établissement du contrat de travail, travail de sourcing en amont (avec ou sans cabinet externalisé pour l'aider), ...
  • les C-Levels : que ce soit le CEO, un des fondateurs ou un des membres du Comité de Direction, tant que l'entreprise peut se le permettre, je pense qu'il est important qu'un C-Level puisse rencontrer chaque candidat à qui une proposition va être envoyée ou tout du moins chaque candidat avec un poste structurant. En effet, chaque recrutement peut avoir un impact très fort sur l'activité de l'entreprise, en positif comme en négatif. Cette rencontre doit permettre de valider que les qualités humaines du candidat sont bien en adéquation avec les valeurs de l'entreprise et que le candidat a bien compris et accepté le chemin que la société souhaite prendre dans les prochains mois et les prochaines années.

Valider le match plus que les compétences

De nombreuses entreprises mettent fortement en avant les compétences métiers des candidats au moment d'un recrutement en arguant que ce sont ces compétences qui vont faire réussir le prochain projet. En réalité, même avec un très bon candidat, le prochain projet est souvent déjà joué et ce sont les collaborateurs actuels qui en sont garants. A l'inverse, le candidat est là pour préparer le projet d'après. Et pour celui-ci, il aura le temps de développer quelques compétences. Bien évidemment, il faut que le candidat ait un minimum de compétences métiers pour arriver à s'épanouir dans sa future équipe et pour créer la valeur qu'on attend de lui. Mais dans la majorité des recrutements qui vont échouer, la question de la compétence métier sera assez faible. Dans l'immense majorité des cas, le vrai problème est que le candidat n'aura pas réussi à s'intégrer à l'équipe.

Attention cependant : ce constat est beaucoup moins vrai pour certains postes clés comme les C-Levels ou les experts métiers dont on va nécessairement attendre des compétences métiers qui vont bien au-delà de ce qu'on demande à des collaborateurs plus classiques. Néanmoins, même sur ce type de poste stratégique, des compétences métiers seules ne sont clairement pas suffisantes et la capacité à transformer une organisation se fera avant tout par des qualités humaines compatibles avec le reste de l'entreprise.

Un exemple de process qui fonctionne bien

En 20 ans d'expérience, j'ai eu l'occasion de mettre en place et de participer à de nombreux process de recrutement, que ce soit en tant que membre d'une équipe, manager, C-Level et candidat. Depuis quelques années maintenant, je réutilise un process que j'ai mis en place en m'appuyant sur pas mal de lectures, de conférences, de tests et des apports des équipes RH dans mes précédentes entreprises. Ce processus se résume en quelques étapes et peut se dérouler en quelques jours si tout le monde se rend disponible.

  • pré-qualification : les équipes RH aiment bien commencer tout process par ce type d'entretien pour valider que le candidat vaut la peine de lui accorder une heure d'un manager. Dans le cas d'une candidature spontanée ou d'un candidat chassé par un chargé de recrutement non expert du métier, cette étape peut avoir du sens. Dans le cas, par contre, où le candidat a été trouvé directement par le manager concerné, un C-Level, une cooptation ou un cabinet de recrutement externe, ce premier appel me semble largement évitable
  • call manager : cet appel téléphonique dure en général une petite heure. J'aime bien le faire par téléphone et pas par visio pour limiter le stress d'un candidat qui n'a pas à se déplacer, à trouver un lieu adéquat pour mettre une webcam, ... Cette absence de vidéo permet aussi au recruteur de ne pas tomber dans certains biais de recrutement. Cet appel a pour vocation, pour le manager, de présenter son entreprise (mission, vision, stratégie, ...), de détailler les raisons de l'ouverture de ce poste, de présenter des aspects plus métiers (technos utilisés pour un poste de développeur, présence d'un Design System déjà existant pour un Product Designer, ...). Cette première phase dure environ 30 minutes et le candidat est incité à poser des questions si certains points ne sont pas assez clair. La présence (ou l'absence) et la qualité des questions est un premier indicateur de pertinence du candidat pour le manager. La seconde étape de 30 minutes est de laisser au candidat le soin de se présenter et de le faire à la lumière des informations qu'il vient de recevoir. Là aussi, la façon de se présenter après avoir reçu ces informations est une vraie mine d'or pour le manager qui va pouvoir estimer la capacité du candidat à s'adapter à un nouveau contexte. Ca ne veut pas du tout dire qu'un candidat qui ne s'adapte pas doit être disqualifié mais ça donne une information
  • test métier : je fais partie des personnes qui pensent que les tests métiers (ou tests techniques) sont un excellent exercice. Mais pas pour les mêmes raisons que la plupart des entreprises qui les pratiquent. Ces tests sont là pour montrer au candidat comment sa future équipe travaille. Il pourra donc bien mieux se projeter et savoir si ce contexte lui convient. Pour un développeur, on peut partir d'une base de code écrite par l'équipe et lui demander d'ajouter une fonctionnalité ou partir d'une PR écrite par un autre développeur et lui demander de la commenter. Pour un designer, on peut lui demander d'ajouter des composants dans un Design System existant, ... Dans tous les cas, l'idée est de partir de quelque chose de réel pour aider le candidat à se projeter. Ca aide aussi énormément à lancer une discussion alors que l'exercice du recrutement est souvent stressant pour les candidats. Se retrouver avec ses pairs sur un exercice qui fait partie de son métier rassure énormément. A noter qu'il faut bien sûr laisser quelques jours après le call manager pour que le candidat puisse se préparer : on ne fait jamais ce genre de travail en live devant 2-3 personnes dans la vie réelle, il n'y a donc aucune raison de le faire dans un process de recrutement. Dernier point : j'aime bien faire cet entretien en physique dans les locaux de la sociétés quand c'est possible : ça simplifie énormément les échanges avec le reste de l'équipe qui sera présente. C'est à l'issue de cet entretien que l'équipe doit se prononcer sur son envie de travailler avec le candidat.
  • rencontre RH : c'est un entretien que je couple en général à l'entretien de test métier pour limiter les RDV dans l'entreprise. Il dure lui aussi une petite heure et a pour vocation de valider les qualités humaines du candidat et sa capacité à s'intégrer dans l'entreprise. C'est à cette occasion que l'équipe RH doit aussi valider qu'on ne recrute pas une personne avec un profil déjà trop présent dans l'entreprise. Toutes sortes de mécaniques peuvent être mises en place (jeux, cartes, ...) pour faciliter la prise de parole du candidat et l'aider à extérioriser en quelques minutes sa personnalité. Je ne rentre pas plus dans le détail de cet entretien : de nombreuses ressources existent sur le sujet
  • call C-Level : s'il est possible de mener ce call, je le conseille toujours fortement. Il sert aux dirigeants de l'entreprise à valider que le candidat répond bien aux perspectives de l'entreprise. Ces perspectives ont été expliquées aux équipes, aux managers et aux équipes RH mais tout n'est jamais parfaitement retranscrit et seul un membre du Comité de Direction a réellement tous ces éléments en tête. Il est donc là pour valider que ce recrutement va dans le sens de la stratégie de l'entreprise. Si la descente d'information a bien été faite par le Comité de Direction, il est très rare d'avoir un NOGO suite à cet entretien qui ne dure que quelques minutes en règle générale et peut se faire par téléphone.

Suite à ces entretiens, les parties prenantes doivent s'aligner sur une décision : proposition d'embauche ou retour négatif au candidat en expliquant les raisons de ce refus. Cette étape est importante : même si ce candidat ne répond pas à vos besoins actuels, il est possible que vous puissiez le rappeler dans le futur si vos besoins évoluent. Ce candidat a aussi souvent un réseau qu'il tient au courant de ses entretiens : une mauvaise expérience avec un recruteur qui manque de transparence peut conduire à une mauvaise marque employeur et donc à de futures difficultés à recruter.

La question du package

Dans la proposition d'embauche que vous allez envoyer au candidat se trouve son "package" qui résume une partie des conditions d'embauche. On parle bien évidemment du salaire (fixe, variable, primes, ...) mais aussi d'autres éléments. Dans la majorité des cas, ces autres éléments ne sont que peu mis en avant et peu travaillés. Ils sont pourtant, souvent, un élément différenciateur avec d'autres propositions sur le candidat a pu recevoir. En effet, si le recrutement a bien été préparé, la partie salariale doit être dans la fourchette du marché (trop bas et vous ne recrutez pas, trop haut et vous fidélisez trop) et n'est donc pas différenciante. A côté de cette partie financière, d'autres éléments peuvent l'être :

  • avantages financiers : d'autres avantages financiers peuvent être inclus sous une autre forme que le salaire. Ca peut être une mutuelle prise en charge à 100% et avec un taux de remboursement élevé, une prise en charge à 100% des transports en commun, un budget annuel à la discrétion du collaborateur pour se former, ... Ces éléments ont en général un coût assez réduit face au salaire chargé du collaborateur mais permettent à certaines entreprises de se différencier. Attention toutefois à ne pas mettre d'éléments qui sont en fait des contraintes légales : la mutuelle payée à 50% par l'entreprise est une obligation et donc absolument pas un avantage. Elle ne sera de toute manière absolument pas différenciante.
  • conditions de travail : sans parler de la présence du babyfoot qui devient un classique un peu trop éculé, d'autres éléments peuvent impacter favorablement les conditions de travail. Ainsi, offrir une souplesse vis-à-vis du télétravail a un impact fort. Tout comme la proximité des locaux de l'entreprise avec une gare, un parking gratuit, un arrêt de métro ou de bus, ... qui sont là aussi des éléments qui peuvent avoir un intérêt important pour un futur collaborateur au moment de prendre sa décision
  • équipements : tout salarié doit disposer de l'équipement nécessaire pour réaliser son travail. Mais si vous mettez en place un équipement qui va au-delà du nécessaire et qui participe au confort des collaborateurs, il peut être intéressant de le mentionner : ordinateur plus moderne et rapide, téléphone portable récent, voiture neuve, sièges ergonomiques, système multi-écran, ... Tous ces éléments vont avoir un impact direct sur le futur bien-être du collaborateur et sont donc un critère de choix à ce moment-là.